¿Como solucionar los problemas que surgen en la negociación de contratos y ventas internacionales?
Solución: NOTARIO ELECTRÓNICO
La negociación de carácter internacional se caracteriza por ser asimétrica y asincrónica, por tanto la comunicación en la internacionalización de la empresa:
- No se produce en igualdad o de manera simultánea.
- Hay mucha incertidumbre.
- Las dos partes tienen gran desconfianza
Esto implica que la comunicación entre la empresa y sus potenciales clientes o proveedores no se producen en el mismo espacio físico y en el mismo tiempo, una parte envía la información y el otro la recibe pero no suele ser de forma simultánea y equivalente, e incluso, no se producen en una misma relación de igualdad y confianza, sobre todo si es la primera vez que se produce la relación comercial.
Además el nivel de interacción es bajo entre las empresas que exportan o importan y su proveedora, o comercializadora.
A medida que más desconocimiento hay del país de destino más intermediarios se utilizan.
El modelo de Uppsala (generado a partir del estudio del comportamiento de empresas suecas en procesos de internacionalización) predice que la empresa incrementará de forma gradual sus recursos comprometidos en un país concreto a medida que vaya adquiriendo experiencia de las actividades que se realizan en dicho mercado (Johanson y Wiedersheim-Paul, 1975).
El modelo Uppsala establece que las empresas que se internacionalizan pasan por 4 fases en las que la incertidumbre irá disminuyendo a medida que se avance.
Un proceso de internacionalización es un ajuste permanente entre oportunidades de negocio y recursos.
Es un proceso determinado por el tiempo y el riesgo, se caracteriza por el ensayo y el error hasta llegar al éxito y la consolidación . Los costes irán aumentando a medida se vaya avanzando en las 4 fases por las que pasa una empresa al internacionalizarse, desde que empieza como empresa local hasta llegar a global.
Las empresas que se internacionalizan necesitan socios locales. El control sobre el producto y el posicionamiento deseado de este es difícil, porque una empresa externa es quien lo realiza y el socio local es quien lo vende, promociona, evalúa y controla
Por tanto, hay que tener claro que tipo de acuerdo se tiene que establecer con el socio local, y regular la relación que se va a tener a medio plazo.
Es importante implantar canales de comunicación que aporten confianza. Canales eficientes, sostenibles con el menor coste posible y que permitan demostrar con valor judicial la existencia de esa comunicación.
La empresa local o que ha realizado alguna experiencia de internacionalización experimentará:
- Incertidumbre
- Poco control sobre sus productos y relaciones
- Incremento de los costes
- Desconfianza e inseguridad
La legislación española y comunitaria tiene una figura que genera la suficiente sensación de confianza mediante su participación como nodo independiente de la comunicación, aportándoles a las empresas que negocian internacionalmente las garantías de un notario electrónico, permite darle valor jurídico a todos los emails y archivos adjuntos, además de eliminar vicios legales a los correos electrónicos a través del uso de los emails certificados, permitiendo que esas pruebas sean inanulables en un juicio.
Ese notario electrónico en España se llama tercero de confianza.
¿Qué es un Tercero de Confianza?
Regulado en el artículo 25 de la
Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico española, en trasposición de la
Directiva 2000/31/CE, de 8 de junio del parlamento Europeo y del Consejo, relativa a determinados aspectos de los servicios de la sociedad de la información y, en particular, del comercio electrónico.
Es un notario virtual, que como testigo cualificado ha certificado y fecha cada email que se intercambian las partes intervinientes en un negocio de exportación o importación (partes pueden ser muchas, las dos empresas, sus abogados, agentes, comisionistas, bancos, empresas aseguradoras, empresas de transportes…, etc)
El tercero de confianza certifica el envío del email, el contenido, los archivos adjuntos y las respuestas.
Emana como figura jurídica de los principios del derecho mercantil de la autonomía de la voluntad y el de libertad de forma.
Su función es recibir las declaraciones de voluntad de las partes, guardándolas en su forma original, evitando la manipulación para permitir el acceso a las partes a la forma tal cual del original, demostrando en qué momento del tiempo se produjo la negociación mediante el fechado electrónico.
Esto es lo que permite generar un clima de confianza entre las partes que quieren hacer negocios y están a una distancia considerable, no se conocen o quieren disuadir del incumplimiento a la otra parte. Pues al estar certificado lo que se dice en un email tiene valor contractual, siendo posible demostrarlo en un juzgado español o de la Unión Europea, desde Argentina y sin desplazarse a no ser que sea estrictamente necesario.
El tercero de confianza a través de la certificación que realiza demuestra el momento exacto en que fué perfeccionado, llevándolo a posteriori a custodia notarial, que el notario protocolizará y en caso de que sea así requerido se le pondrá la apostilla de la Haya, siendo la fecha el momento en que se produjo mediante correo electrónico, debido al fechado del tercero de confianza.
Permite evitar el repudio en destino, que tanto daño puede hacer a una exportación. En este caso, si la otra parte asegura no haber recibido el mensaje que le ha enviado y niega que se halla cerrado el contrato, a través del uso de la acreditación de la certificación del tercero de confianza se podrá demostrar, porque tiene valor de notificación fehaciente, con doble acreditación la del tercero y la del notario.
Funciones de un Tercero de Confianza
- Fechamos y autenticamos la fecha y hora en que se produce el intercambio de un email
- Custodiamos mediante el servicio de registro digital
- Adscribimos las responsabilidades para los implicados en el negocio.
- Damos fe de los contenidos de los emails y adjuntos que certificamos Otorgándoles certeza y confiabilidad.
El procedimiento de certificación de un tercero de confianza permite que quede constancia de los envíos de comunicaciones de una empresa a un cliente, constatando fehacientemente la fecha y la hora en que han ocurrido, el tercero emite un documento acreditativo, lo custodia digitalmente durante 5 años, lo lleva a custodia notarial durante 10 años y a través de un notario se finaliza la legitimación del email y sus archivos adjuntos como prueba en caso de tener que llevarlo a un tribunal en España o de carácter internacional con la apostilla de la Haya.
Con la Apostilla de la Haya, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio de la Haya que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
Autenticando la comunicación con valor internacional y todos los documentos adjuntos: Facturas, planos, presupuestos, imágenes, contratos, certificados, etc.
Beneficios del uso de un tercero de confianza
telefónicos, papel, tinta, desplazamientos, coste notarial español más reducido, no hace falta la presencialidad porque es el tercero quien representa al emisor. Aportamos más sostenibilidad y es una solución para cumplir con la certificación de la huella de carbono.
- Incremento de ventas (Se puede vender en España y en la UE usando Internet y el correo electrónico como canal de comunicación)
- Aportamos mayor seguridad y confianza a las partes intervinientes en un negocio internacional que no se conocen y no se van a conocer
- Disuadimos a la otra parte de que incumplan sus compromisos
- Eliminamos el problema de repudio en destino
- No habrá problemas de pérdidas de información o almacenamiento.
CEO del Tercero de Confianza Dconfianza
